Цель перехода от бумажного к электронному обмену документами стоит на сегодняшний день перед многими организациями, и коммерческими, и государственными. Введение электронного документооборота дает возможность улучшить контроль над исполнением и движением документов, достаточно серьезно ускорить и упростить доступ к информации и, как правило, повысить эффективность управления предприятием. Это очень важно для бизнеса и не меньше важно для всего государства. По этой причине Правительством Российской Федерации предусмотрена работа по обеспечению электронного обмена документами в органах государственной власти.
На сегодняшний день автоматизирован обмен электронными документами, он так же важен для учреждений образования, как автоматизация бухгалтерского учета в первой половине 90-х годов прошлого века. Причин этому достаточно. Во-первых, информация обрабатывается намного быстрее и качественнее, иногда информационный поток не менее важен, чем материальный. Во-вторых, утечка информации или попадание ее в чужие руки обходится весьма дорого.
